建設作業現場での自販機ドリンク購入　税務調査で否認されない工夫

自販機のドリンクの購入　についてまとめました

建設作業現場では熱中症対策などのため、自動販売機でドリンクを購入することがよくあります。しかし自販機はレシートが出ないのが普通です。このため、「証拠がない」として税務調査で否認されるリスクがあります。

本記事では30年以上の税務実務経験をもとに、自販機購入を適正な経費として認めてもらうための具体的な方法と、実際に使える社内要綱・記録票のひな形を公開します。参考となれば幸いです。　
税架空の販管費を計上させない＝会社を税務調査から守るうえで慎重な対応が必要です。
松野

１　なぜ自販機購入は税務調査で問題になるのか

建設現場での自販機ドリンク購入が税務調査の場面で問題になる理由はシンプルです。レシートが存在しないからです。

税務調査では調査官から「記録と写真を提示しなければ否認します」と言われることがあります。これは脅しではなく、実際の運用です。証拠がなければ架空経費と区別がつかない以上、否認されても反論できません。

⚠️ 否認されやすいケース

現金の自販機購入を「福利厚生費」として計上しているが、日付・現場名・金額・人数の記録が一切ない。領収書もなく、担当者に確認しても「たぶんこのくらい」という回答しか得られない。

税理士の立場からすると、こうした状況でクライアントを守るには限界があります。「適正な経費である」と主張するためには、それを裏付ける証拠が必要です。

２　福利厚生費として認められる条件

自販機ドリンクの購入が福利厚生費として認められるためには、次の条件を満たす必要があります。

📋 福利厚生費として認められる条件

• 現場に従事する全員に公平に支給すること（特定の人だけはNG）
• 業務遂行上の必要性があること（熱中症対策・防寒対策など）
• 現場責任者が必要と判断した場合に限ること
• 支給の事実を記録・証明できること

支給の態様	勘定科目	消費税区分	給与課税
全作業員に公平に支給	福利厚生費	課税仕入	不要
特定の者のみへの支給	給与・賞与	不課税	要検討

特定の人だけへの支給は給与として扱われ、本人に所得税がかかる可能性があります。「全員に公平に」という点は非常に重要です。

３　税務調査で否認されないための証拠保全

税務署の調査官が「記録と写真を提示しなければ否認する」と言う背景には、写真は後から作れない証拠という考え方があります。日付入りの写真は特に証拠力が高い。

そこで私が実務上必須としているのが、スマートフォンによる３点撮影です。

①自動販売機の外観写真

設置場所・機種が確認できるもの。どこの自販機で購入したかを客観的に証明します。

②購入したドリンクの写真

品名・本数が確認できるもの。「何を何本買ったか」の直接証拠になります。

③作業員への支給状況の写真

可能な場合に撮影。「実際に全員に配った」という事実の証明になります。

この写真データは購入日から５年間保存してください。税務調査で「写真はありますか」と聞かれたとき、すぐに提示できる状態にしておくことが重要です。

⚠️ 写真の消去・紛失に注意

スマートフォンの機種変更や誤操作で写真を消してしまうケースがあります。クラウドへのバックアップや、事務所への定期的な提出ルールを設けることをお勧めします。

４　「自販機購入記録票」で証憑を補完する

写真に加えて、自販機購入記録票への記入を義務づけることで証拠の完成度が上がります。記録票には次の事項を記載します。

記載事項	記載のポイント
購入年月日	購入直後に記載すること
現場名・所在地	日報・出勤簿と突合できるよう正確に
品名・数量・金額	実際に購入したものを正確に記載
支給対象人数	全員分であることを確認
支給目的	熱中症対策・防寒対策などを明記
当日気温・天候	熱中症対策の客観的根拠として有効
現場責任者の確認印	必要性を認めた証として必須

釣銭レシートが発行される機種の場合は、レシートを記録票に貼付します。またキャッシュレス決済（交通系ICカード等）を使用した場合は、決済明細が証憑となるため特に有効です。

５　社内要綱で「仕組み」として管理する

個人の担当者任せにせず、会社として組織的な証拠管理の仕組みを作ることが重要です。これが税理士として最も強調したいポイントです。

社内要綱を整備することで、次の効果が生まれます。

📌 社内要綱を作る効果

• 購入ルールが明確になり、無制限な経費計上を防げる
• 担当者が替わっても同じ証拠保全ができる
• 税務調査で「組織として適正管理していた」と説明できる
• 架空経費が混入した場合に、会社・税理士の責任範囲を明確にできる

特に「現場責任者が作業を円滑に行うために必要と認めるときに限り購入できる」という条件を明文化することが重要です。この一文があることで、無制限な購入・過大な経費計上を組織として認めていないことが明らかになります。

６　精算の方法と証憑の管理

自販機購入は複数回分をまとめて精算書で請求することができます。支払いは会社が定める支払期日に銀行振込で行うのが原則です。少額の場合は現金での支払いも可能です。

精算方法	適用場面	必要な証憑
銀行振込（原則）	支払期日ごとにまとめて	振込明細書＋精算書＋記録票＋写真
現金（少額の場合可）	精算金額が少額の場合	精算伝票＋記録票＋写真

証憑はすべて５年間保存することが必要です（法人税法上の帳簿書類の保存期間）。

７　税務調査で聞かれること

実際の税務調査では、自販機購入について次のような質問がされることがあります。

調査官の質問	準備しておく回答・証拠
「領収書はありますか？」	「自販機のため発行されません。代わりに記録票と写真があります」
「誰に渡したのですか？」	記録票の支給人数・出勤簿・支給状況の写真で説明
「なぜ必要だったのですか？」	記録票の気温・天候・支給目的欄で説明（熱中症対策等）
「写真はありますか？」	自販機外観・ドリンク現物・支給状況の写真３点を提示

この準備が整っていれば、税務調査で自販機購入が否認されるリスクは大幅に低下します。

📄 資料無料公開

要綱・Q&Aはそのままコピーしてお使いください

以下の「自動販売機購入に係る経費処理要綱」および「従業員向けQ&A」は、建設業をはじめ自販機購入が発生する事業者様であれば、どなたでも自由にコピー・改変してご使用いただけます。商用利用も可能です。各社の実態に合わせて金額・期日等をご修正の上ご使用ください。

自動販売機購入に係る経費処理要綱

（レシート不発行時の取扱い）　ご自由に加工してお使いください。

第１条（目的）

この要綱は、建設作業現場において熱中症対策その他の福利厚生目的で自動販売機を利用してドリンクを購入する際、領収書の発行が受けられない場合の経費処理手続きを明確にし、適正な会計処理と証憑の整備を図ることを目的とする。なお、ドリンクの支給は現場責任者が作業を円滑に行うために必要と認めるときに限り行うことができる。

第２条（適用範囲）

この要綱は、次のいずれかに該当する場合に適用する。

• 気温28℃以上の屋外作業現場における熱中症対策のためのドリンク支給
• WBGT（暑さ指数）が基準値を超える環境下での作業時
• 冬季の防寒対策として温かい飲料を全作業員に支給する場合
• その他、業務遂行上必要と認められる全員への飲料支給

第３条（勘定科目及び消費税の取扱い）

• 全作業員に公平に支給した場合　→　福利厚生費・課税仕入・給与課税不要
• 特定の者のみへの支給　→　給与・賞与・不課税・給与課税要検討

※「全員に公平に支給」とは、現場に従事するすべての作業員を対象とすることをいう。

第４条（１日あたりの支出限度額）

• 10名以下の現場：１人あたり200円／日（現場責任者が承認）
• 11名以上の現場：１人あたり150円／日（所長承認要）

※上限を超える場合は事前に所長の承認を得ること。

第５条（証憑の整備方法）

（１）自販機購入記録票の作成

担当者は購入の都度、記録票に次の事項を記載する。

1. 購入年月日
2. 現場名・所在地
3. 品名（ドリンクの種類）
4. 購入数量
5. 購入金額（消費税込み）
6. 支給対象人数
7. 支給目的（熱中症対策等）
8. 購入担当者氏名

（２）写真による記録（必須）

担当者は購入の際、次の写真をスマートフォン等で撮影し、記録票とともに保管しなければならない。

1. 自動販売機の外観写真（設置場所・機種が確認できるもの）
2. 購入したドリンクの写真（品名・本数が確認できるもの）
3. 支給状況の写真（可能な場合）

※撮影した写真はファイル名に「日付・現場名」を付して保存すること。

（３）出釣銭レシートの保存

釣銭レシートが発行される機種の場合は、記録票に貼付して保存する。

第６条（購入責任者のスマートフォンによる証拠保存義務）

購入責任者は、写真データを購入日から５年間保存しなければならない。会社は必要と認める場合に証拠データの提示を求めることができ、購入責任者は正当な理由なく拒むことができない（原則３営業日以内に提示）。証拠データを消去・紛失した場合は直ちに所長に報告すること。

第７条（精算手続き）

購入責任者は、複数回分の記録票をとりまとめて精算書を作成し、現場責任者の確認を得た上で定められた提出期日までに経理担当者へ提出する。精算の支払いは会社が定める支払期日に銀行振込によることを原則とする。少額の場合は現金による支払いも可能。精算金額が3,000円を超える場合は所長の事前承認が必要。証憑は５年間保存すること。

第８条（承認権限）

担当者 → 現場責任者 → 経理担当者 → 所長　の順で確認・承認を行う。

第９条（税務調査への対応）

本要綱に基づき整備された記録票・写真データは証憑の代替として機能する。記録票は５年間保管し、電子データで保存する場合は電子帳簿保存法の要件に従うこと。

第１０条（改廃）

この要綱の改廃は、所長の承認を経て行う。

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附則　この要綱は、令和　　年　　月　　日から施行する。

自動販売機でのドリンク購入　従業員向けQ&A

～現場で迷ったときはこれを読んでください～　ご自由に加工してお使いください。

① そもそも買っていいの？

Q1　現場でドリンクを自販機で買っていいですか？

A　はい。ただし、現場責任者が「作業を円滑に行うために必要」と判断した場合に限り購入できます。気温が高い日の熱中症対策や、冬季の防寒対策など、業務上必要な場面が対象です。

📌 現場責任者の判断なしに勝手に購入することはできません。必ず事前に確認を取ってください。

Q2　誰でも買っていいですか？

A　現場に従事する全員が対象です。特定の人だけに支給する場合は給与として課税される可能性があるため、必ず全員に公平に支給してください。

📌 一部の人だけに渡すと、会社の経費にならない場合があります。

Q3　１日何本まで買えますか？

A　１人１日あたり、10名以下の現場では200円、11名以上の現場では150円が目安です。上限を超える場合は事前に所長の承認が必要です。

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② 買ったらどうすればいい？

Q4　レシートが出ないのですが、どうすればいいですか？

A　自販機はレシートが出ないのが普通です。その代わりに、①自動販売機の外観写真、②購入したドリンクの写真をスマートフォンで撮影してください。この写真が領収書の代わりになります。

📌 写真を撮り忘れると経費として認められない場合があります。購入したその場で必ず撮影してください。

Q5　スマートフォンで何を撮影すればいいですか？

A　次の３点を撮影してください。

1. 自動販売機の外観（設置場所・機種がわかるもの）
2. 購入したドリンク（品名・本数がわかるもの）
3. 作業員への支給状況（可能な場合）

📌 撮影したデータは消さずに保管してください。会社から提示を求められたら３営業日以内に見せなければなりません。

Q6　撮影した写真はいつまで保管すればいいですか？

A　購入した日から５年間、保管してください。税務調査に備えて、絶対に削除しないようにご注意ください。

📌 写真を誤って消してしまった場合は、すぐに所長に報告してください。

Q7　「自販機購入記録票」とは何ですか？

A　購入の事実を記録するための社内書類です。日付・現場名・品名・数量・金額・支給人数などを記入します。経理担当者または現場責任者から受け取ってください。

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③ 精算（お金の返し方）について

Q8　立て替えたお金はどうやって返してもらえますか？

A　複数回分をまとめて精算書で請求することができます。支払いは会社が定める支払期日に銀行振込で行うのが原則です。金額が少ない場合は現金でお渡しすることもあります。

📌 振込先口座を事前に経理担当者へ届け出てください。

Q9　精算書はいつ提出すればいいですか？

A　会社が定める提出期日までに提出してください。購入のたびに記録票への記入と写真撮影は必ずその場で行い、複数回分をまとめて精算書に添付して提出します。

📌 記録・撮影を後回しにすると証拠が不明確になります。購入直後の記録だけは必ずその場で行ってください。

Q10　3,000円を超える場合は特別な手続きが必要ですか？

A　はい。精算金額が3,000円を超える場合は、所長の承認が必要です。

📌 承認なしに精算しても受け付けられませんのでご注意ください。

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④ 注意事項・やってはいけないこと

Q11　現場責任者に確認せずに買ってもいいですか？

A　いいえ。必ず現場責任者が「作業を円滑に行うために必要」と判断した場合のみ購入できます。無断で購入した場合、経費として認められません。

Q12　自分だけ、または一部の人だけのために買ってもいいですか？

A　いいえ。特定の人だけへの支給は、会社の福利厚生費として処理できません。全員に公平に支給する場合のみ経費として精算できます。

📌 一部支給は「給与」として扱われ、本人に所得税がかかる可能性があります。

Q13　写真を撮り忘れた、または消してしまいました。どうすればいいですか？

A　すぐに所長に報告してください。記憶の範囲で代替記録（日時・場所・購入内容など）を文書で作成し提出してください。

Q14　会社から写真の提示を求められたら必ず見せなければいけませんか？

A　はい。正当な理由なく断ることはできません。原則として３営業日以内に写真データを提示してください。

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⑤ 購入から精算までの流れ

STEP 1現場責任者に購入の可否を確認する

STEP 2自動販売機でドリンクを購入する（全員分）

STEP 3スマートフォンで３点撮影する（①自販機外観　②ドリンク現物　③支給状況）

STEP 4自販機購入記録票に記入する

STEP 5現場責任者に確認・署名をもらう

STEP 6経理担当者へ提出する（複数回分まとめて可）

STEP 7精算を受ける（支払期日ごとに銀行振込。少額は現金も可）

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わからないことは、すぐに経理担当者または所長にご確認ください。

📝 まとめ：否認されないための５つのポイント

1. 全員に公平に支給する　―　特定の人だけへの支給は給与課税リスクあり
2. 現場責任者が必要性を判断する　―　無制限な購入を組織として認めない
3. スマートフォンで３点撮影する　―　自販機外観・ドリンク・支給状況
4. 自販機購入記録票に記載する　―　日付・現場名・人数・目的を正確に
5. 写真と記録票を５年間保存する　―　税務調査で即座に提示できる状態に

建設現場での自販機購入は金額としては少額ですが、「証拠管理の仕組みを作る」という姿勢そのものが税務調査対応の基本です。架空経費を防ぎ、適正な経費を堂々と主張できる環境を整えることが、会社と税理士の双方を守ることにつながります。